Způsob předložení Jakým způsobem se předkládá projektová žádost? Projektová žádost se předkládá prostřednictvím finalizace v aplikaci Benefit 7 a zároveň musí být doručena v listinné podobě (poštou, či osobní doručení), či písemně (prostřednictvím datové schránky) na MŠMT. Projektovou žádost můžete vyplňovat v aplikaci Benefit7 od 2.8.2011. Finalizace projektové žádosti bude umožněna po oznámení zaslaným e-mailem všem žadatelům, kteří budou mít žádost založenou v Benefitu7. Oznámení o datu finalizace projektové žádosti bude rovněž zveřejněno na webu MŠMT.
Náležitosti žádosti Jaké náležitosti musí obsahovat listinná verze žádosti? Žádost musí být pevně sešita v levém horním rohu a místo sešití musí být přelepeno páskou (na přední i zadní straně žádosti). Páska musí být označena na přední a zadní straně podpisem a razítkem statutárního orgánu žadatele tak, aby razítko s podpisem přesahovalo z přelepky na list projektové žádosti.
Přílohy projektu Kdy má projektová žádost povinné přílohy a jakým způsobem je dokládat? O nutnosti dokládat přílohy v rámci projektové žádosti hovoří text Výzvy 1.5, který je zveřejněn na http://www.msmt.cz/file/16250. Případné přílohy (povinné i nepovinné) se budou dokládat v jedné pevně spojené vazbě. Přílohy musí být sešity a opatřeny proti neoprávněné manipulaci stejným způsobem, jako v případě projektové žádosti. Úvodním listem spojených příloh bude seznam příloh ,,Přílohy projektů“, kde musí být uveden počet listů každé přílohy. Seznam příloh musí být opatřen razítkem a podpisem statutárního zástupce.
Počet žáků Jaký počet žáků použiji v projektové žádosti? Počet žáků uvedeném v projektové žádosti musí odpovídat počtu žáků uvedeném v aktuální verzi přílohy č. 1 Výzvy, kterou naleznete na http://www.msmt.cz/file/16253. V případě, že došlo ke sloučení, či splynutí škol od 1.10.2010 a tato skutečnost není obsažena v příloze č.1, použije škola Čestné prohlášení počtu žáků školy. Počet žáků bude vycházet z aktuálních zahajovacích výkazů škol a případných aktuálních změn v počtu žáků (Příloha č.4 Výzvy – http://www.msmt.cz/file/16226). Počet žáků uvedený v čestném prohlášení o počtu žáků musí být prokazatelný a doložitelný při kontrole na místě. K čestnému prohlášení musí být připojena kopie zřizovací listiny (splynutí škol) nebo kopie dodatku ke zřizovací listině (sloučení škol).
Monitorovací indikátory Při vyplňování projektové žádosti v aplikaci Benefit 7 se mi v záložce Monitorovací indikátory generuje v poli Plánovaná hodnota nula? Je to správně? Ano, je to v pořádku. Při založení projektové žádosti se skutečně vygeneruje nulová hodnota u Monitorovacích indikátorů, s níž žadatel projektovou žádost finalizuje. Pole Plánovaná hodnota bude vyplňováno příjemcem až ve fázi realizace projektu dle skutečného stavu naplnění výstupů projektu.
Adresa žadatele Kolik adres žadatele se vyplňuje v rámci projektové žádosti v aplikaci Benefit 7? Žadatel musí vyplnit pole Oficiální adresa a Adresa k doručení, přičemž se adresa „Oficiální adresy“ a adresa „Adresy k doručení“ mohou shodovat. Není možné uvádět více adres, či pouze uvést jednu z typů adres. Vyplnění pole je kontrolováno aplikací a v případě nesprávného vyplnění se žadateli ukáže chybová hláška. Oficiální adresa se vždy vygeneruje jako první a je automaticky naplněna daty dle číselníku UIR-ADR.
Bankovní účty Jaké bankovní účty máme vyplňovat? Žadatel vždy musí vyplnit svůj bankovní účet. Dále vyplňuje bankovní účet zřizovatele. Mohou vzniknout 3 situace:
1) V případě, že je zřizovatelem kraj, uvede žadatel 2 bankovní účty:
a) organizace
b) zřizovatele 2 = kraje
2) V případě, že je zřizovatelem obec, musí žadatel uvést 3 bankovní účty:
a) organizace
b) zřizovatele 1 = obce
c) zřizovatele 2 = kraje
3) V případě, že se jedná o školu církevní, soukromou, či školu zřízenou MŠMT, uvede žadatel pouze 1 bankovní účet = organizace.
Zřizovatel Jak vyplnit pole Zřizovatel v aplikaci Benefit7 v případě, že zřizovatelem je církev, soukromý subjekt nebo MŠMT? V případě církevních a soukromých škol, či škol zřízených MŠMT nebudete při tvorbě projektové žádosti v aplikaci Benefit7 vyplňovat pole Zřizovatel. V případě, že se na záložce Zřizovatel nic nevyplňuje, tak se nepoužívá funkce Uložit.
Typ účetní jednotky Jaký typ účetní jednotky mám zvolit na záložce „Projekt“? Většina základní škol, které mají právní formu Příspěvková organizace, zvolí záložku „Pro ÚSC, PO, SF a OSS“.
Církevní školy zvolí záložku „Pro jednotky u nichž hlavním předmětem činnosti není podnikání“.
Soukromé školy zvolí záložku „Pro podnikatele“.
Název školy Při založení žádosti jsem zjistil, že název školy vygenerované aplikací Benefit7 se liší od skutečnosti. Jak mám postupovat? Tento nesoulad je způsoben tím, že jsou údaje nesprávně uvedeny v registru RES (název školy). Postupujte následovně:
• zažádejte o změnu údajů u příslušné instituce, která provede změny v registru,
• po provedení změn v registru můžete žádost v aplikaci se správnými daty finalizovat a předložit ji.
V případě, že by délka období, ve kterém by probíhala změna údajů v registru, ohrozila včasné zahájení realizace, může žadatel k projektové žádosti přiložit kopii zřizovací listiny nebo jiného dokumentu, ze kterého je patrný správný název a dle kterého se oprava údajů provede. Přiloženou kopii žádosti žadatel nezařazuje do příloh projektu.
Žadatel/příjemce zodpovídá za správnost a aktuálnost údajů v registrech. V případě jakýchkoliv rozdílů dat v registrech musí žadatel/příjemce uvést data do souladu se skutečností a zároveň o změně informovat poskytovatele podpory.
Adresa žadatele Při založení žádosti jsem zjistil, že adresa vygenerované aplikací Benefit7 se liší od skutečnosti/adresa se nevygenerovala. Jak mám postupovat? Tento nesoulad/nevygenerování adresy je způsoben tím, že jsou údaje nesprávně uvedeny v registru RES (název školy) a v registru UIR-ADR (oficiální adresa), ze kterých aplikace Benefit 7 čerpá data. Postupujte následovně:
• adresu se pokuste doplnit výběrem z číselníku adres pod záložkou Adresa žadatele.
• po vyplnění žádost můžete finalizovat a předložit ji.
V případě, že v číselníku neobjevíte adresu (např. č.p., název ulice, orientační číslo…), obraťte se s tímto problémem na e-mailovou adresu help_opvk@msmt.cz. V e-mailu popište tento problém, zažádejte o opravu dat a k e-mailu přiložte naskenovanou 1. stranu zřizovací listiny, dle které se oprava údajů provede.
Na základě těchto kroků bude provedena oprava údajů. O opravě budete vyrozuměni prostřednictvím informačního e-mailu. Poté můžete žádost finalizovat a předložit.
Název žadatele Může nesprávný název SŠ uvedený v projektové žádosti ohrozit vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace? Ano může, a to v tom případě, kdy nelze subjekt žadatele jednoznačně identifikovat. Nutné údaje k vydání rozhodnutí o poskytnutí dotace, které jednoznačně identifikují právnické osoby, jsou název, adresa sídla a identifikační číslo osoby. V případech kdy nastane, že u názvu žadatele není v souladu se skutečností (jedná se o starý název), je možné vydat rozhodnutí o poskytnutí dotace. Tento postup je možný pouze v případě, že název žadatele je jediným údajem, který byl změněn.
Žadatel/příjemce zodpovídá za správnost a aktuálnost údajů v registrech. V případě jakýchkoliv rozdílů dat v registrech musí žadatel/příjemce uvést data do souladu se skutečností a zároveň o změně informovat poskytovatele podpory. Změna názvu subjektu příjemce je dle Příručky pro žadatele a příjemce oblasti podpory 1.5 změnou nepodstatnou.
Stav žádosti Jakým způsobem zjistím, ve kterém stavu se můj projekt nachází? Tuto informaci získáte jednoduše prostřednictvím aplikace Benefit 7. Pod záložkou „Konto projektů“ se Vám tato informace zobrazí ve sloupci „Stav“. Stav žádosti můžete také sledovat na záložce „Konto žádostí“, která se vám zobrazí hned při vstupu do B7. V případě, že Váš projekt byl schválen Vrchním ředitelem sekce IV., obdržíte o této skutečnosti automaticky vygenerovaný e-mail a dále je seznam se schválenými projekty vyvěšen na stránkách ministerstva.
Harmonogram V harmonogramu čerpání jsou vygenerované částky s termíny – je to v pořádku? Ano, to je v pořádku. Aplikace Benefit tyto data generuje automaticky a žadatel je nijak neupravuje.
Pole v Benefitu 7 Která pole musíme v Benefitu 7 vyplnit při zakládání projektové žádosti? Žadatel musí vyplnit všechna žlutá pole, která jsou povinná. V případě jejich nevyplnění není možné žádost finalizovat. Dále se nachází v aplikaci pole šedá, která nejsou povinná pro vyplnění např. pole Datová schránka. Zároveň se zde nachází pole s textem, která nelze editovat. Tato pole se generují automaticky. Některá pole na sebe navazují, proto se zobrazí až na základě vyplnění polí předcházejících. Proto je důležité vyplňovat žádost postupně, po jednotlivých záložkách. Na nevyplněné povinné pole vás také upozorní kontrolní hláška při zmáčknutí záložky „Kontrola“ a záložka „Finalizace“ vám neumožní projekt finalizovat, pokud nejsou všechna pole v pořádku.
Text Můžeme upravit text ve stručném obsahu projektu? Vygenerovaný text v šedých polích nelze editovat.
Počet šablon Kde zadávám počet šablon? Počet šablon žadatel volí až na záložce „Rozpočet projektu“. Na záložce „Klíčové aktivity“ žadatel vybírá pouze typy šablon klíčových aktivit, které bude chtít realizovat. Při každé změně počtu šablon nezapomeňte provést akci „ Přepočítat rozpočet“.
CD Musí se k listinné žádosti přikládat i CD? CD se k projektové žádost nepřikládá.
Způsob předložení Je možné předložit projektovou žádost prostřednictvím datové schránky? Ano. Projektová žádost zaslaná prostřednictvím datové schránky musí obsahovat formální náležitosti (generované datovou schránkou), viz Výzva 1.5 (http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/eu-penize-skolam/vyzva-1-5). Projektová žádost a její přílohy, včetně seznamu těchto příloh, budou zaslány najednou (v jedné písemné podobě) a budou opatřeny elektronickým podpisem oprávněné osoby.
Tisk žádosti Po tisku finalizované žádosti jsem objevil(a) na konci dokumentu neočíslovanou stránku. Co s ní mám dělat? Tuto stránku vyjměte, nesešívejte ji v rámci projektové žádosti. Stránku použijte na obálku, kterou budete zasílat projektovou žádost k předložení.
Razítko Jaké razítko mám používat k orazítkování žádosti? Musím kulaté? Nepožadujeme kulaté razítko. Žádost musí být orazítkována razítkem školy.
Přílohy Projekt nepočítá s přílohami, ale při kontrole mi aplikace hlásí chybu, že chybí přílohy? Zkontrolujte, zda-li na záložce „Projekt“ není zaškrtnutý checkbox „Projekt počítá s přílohami“ a na záložce „Přílohy“ není načtená nějaká příloha. Pokud se i nadále chybná hláška objevuje, zkuste aplikaci Benefit 7 vypnout a znovu se přihlásit. Pokud i poté bude problém přetrvávat, kontaktujte help_opvk@msmt.cz.
Způsob předložení Kde naleznu informace k předložení projektové žádosti OP 1.5? Všechny podstatné informace naleznete ve Výzvě a jejich přílohách, kterou naleznete na webu MŠMT (http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/eu-penize-skolam/vyzva-1-5)
Heslo Co mám dělat, když zapomenu heslo do Benefitu 7? Instrukce, jak postupovat, naleznete na základních stránkách aplikace Benefit 7 (www.eu-zadost.cz) v levém horní části pod přihlašovacími poli.
Archivace Jak dlouho se musí dokumenty archivovat? Veškeré dokumenty související s realizací projektu je příjemce povinen archivovat alespoň do roku 2025. V případě kontroly na místě je příjemce povinen dokumenty předložit k nahlédnutí. Při použití výpočetní techniky se archivací rozumí zálohování údajů a vytváření kopií souborů a jejich ukládání na disk PC nebo další nosiče dat (CD, DVD,…)
Informace Kde najdu informace a dokumenty k projektu EU peníze školám? Veškeré potřebné informace a dokumenty k projektu jsou zveřejněny na webu MŠMT (http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/eu-penize-skolam/eu-penize-strednim-skolam).
Projektový záměr Musí být vypracován Projektový záměr?
Ano. Rozsah zpracování projektového záměru (plánu) je plně v kompetenci školy. Nezasílá se společně s projektovou žádostí na MŠMT, ale bude kontrolován při případné kontrole na místě. Projektový záměr školy musí vycházet ze školního vzdělávacího programu. Vhodným východiskem pro jeho přípravu je například autoevaluace školy, SWOT analýza (vyhodnocení silných a slabých stránek školy), případně výsledek inspekce a doporučení ČŠI. Projektový záměr následně slouží jako podklad pro vyplnění projektové žádosti Benefit7 a škola jej archivuje od zahájení projektu po dobu uvedenou v Příručce pro zadavatele a příjemce v Kapitole 7 bod 7.10 pro případné kontroly na místě ze strany MŠMT či ČŠI. Projektový záměr musí přinést odpovědi na tyto otázky:
1. Co je cílem projektu: která témata je potřeba na škole podpořit a proč – ve vztahu k ŠVP?
2. Kolik žáků bude mít užitek z toho, že se budou účastnit klíčových aktivit?
3. Kolik učitelů bude mít užitek z toho, že se zapojí do klíčových aktivit?
4. Jaký bude konečný výsledek projektu, jaké změny dosáhneme?
5. Jakým způsobem bude rozpoznáno dosažení změny a jak tato změna bude hodnocena?
Publicita Bude třeba splnit povinnou publicitu a jak? Požadavky na plnění publicity jsou minimální. Povinnou publicitou bude: a) souhlas se zveřejněním v seznamu příjemců; b)umístění tiskoviny (plakátu) na viditelném místě školy (např. ve vestibulu). Plakát bude veřejnost informovat o realizaci projektu a příjemce ho obdrží od poskytovatele dotace.
Realizace projektu Na kdy máme stanovit počátek realizace projektu resp. kdy je nutné předložit projekt, abychom mohly začít včas realizovat? Lhůta pro hodnocení a administrace projektové žádosti trvá cca 3 měsíce. Projekt bude procházet těmito fázemi: předložená žádost projde formálním hodnocením a hodnocením přijatelnosti, případně bude žadatel vyzván k odstranění nedostatků, poté bude projekt schválen a žadateli bude zasláno Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Z toho důvodu doporučujeme, aby žadatelé u projektových žádostí v souvislosti se stanovováním data počátku realizace projektu počítali s tímto tříměsíčním obdobím. Jako kontrolní opatření pro žadatele nelze v aplikaci Benefit7 stanovit počátek projektu dříve než 2 měsíce od data finalizace projektové žádosti .
Realizace projektu Jak se bude monitorovat průběh realizace projektu? Prostřednictvím průběžných monitorovacích zpráv předkládaných každých 5 měsíců realizace projektu, tj. nejpozději do 30 kalendářních dnů po uplynutí tohoto období. Závěrečná monitorovací zpráva se předkládá za poslední 4 měsíce realizace projektu. Příjemce je povinen závěrečnou zprávu doložit spolu se závěrečným vyúčtováním žádosti nejpozději do 60 kalendářních dnů po ukončení projektu.
Spolupráce Bude třeba na pomoc najímat  konzultanty či poradenské firmy? MŠMT nedoporučuje spolupráci s poradenskými firmami. Pokud si škola neví rady, může se obrátit na bezplatnou telefonní informační linku 800 228 229 nebo e-mail: stredniskoly@msmt.cz. MŠMT též pořádá bezplatné semináře pro oblast podpory 1.5 OP VK. Termíny seminářů jsou zveřejněny na webu MŠMT (http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/eu-penize-skolam/akce-a-seminare).
Partnerství Je možné partnerství v rámci projektu? Partnerství v rámci projektu není povoleno.
Udržitelnost Jaká je udržitelnost aktivit, pokud projekt trvá 2 roky a následně SŠ tyto prostředky nebude mít k dispozici? Je nutné po ukončení projektu udržovat některé aktivity 5 let? U tohoto typu projektu (oblast 1.5) se nevyžaduje udržovat aktivity po ukončení realizace projektu. Udržitelnost spočívá ve vytvoření nových materiálů, užívání pořízených pomůcek, zvýšení kvalifikace pedagogů a v možnosti vyzkoušet, zda nastavené výstupy jsou efektivní a zda chce škola vytyčené cíle následovat i nadále a využít při tom načerpané zkušenosti.
Výše dotace S největší pravděpodobností se stane, že se celková výše dotace na projekt nevyčerpá přesně do maximální výše. Je možné poslední šablonu, na kterou vystačí dotace jen z části, dofinancovat z vlastních zdrojů? Nelze. Ze stanoveného vzorce: 300 000 + (celkový počet žáků školy x 2432) pro výpočet maximální výše dotace SŠ zjistí částku, kterou nemůže překročit. Doporučujeme navolit nejprve šablony vyšší hodnoty a pak doplňovat šablonami nižších hodnot do maximální výše dotace.
Výzva Do kdy je třeba projekt předložit, aby škola o dotaci nepřišla? Projekt je možné předložit nejpozději do data ukončení výzvy, tj. 30.6.2012 do 13 hodin, případně do data vyčerpání alokovaných prostředků.
Žadatel Mohou se do akce zapojit i školy, které již realizují projekt v globálních grantech krajů? Ano, je možné čerpat finanční prostředky z globálních grantů krajů současně s projektem oblasti podpory 1.5, ale pouze tehdy, pokud si žadatel vybere takové šablony klíčových aktivit oblasti podpory 1.5 pro takovou cílovou skupinu, aby nedocházelo k dvojímu financování (tzn. klíčové aktivity zaměřené na vymezenou cílovou skupinu hrazené z GP, nesmí být financovány současně z projektu podaném v rámci  oblasti podpory 1.5). V případě, že žadatel již realizuje GP má několik možností:
1. počkat, až bude GP ukončen a poté si podat žádost o podporu z oblasti podpory 1.5,
2. vybrat si ze šablon klíčových aktivit oblasti podpory 1.5 zcela jiné aktivity, než na které získal finance z GP,
3. vybrat si šablonu klíčové aktivity obdobnou, jako je v realizovaném GP, ale pro jinou cílovou skupinu (např. místo žáků 3. ročníku, které podporuje v rámci GP, zapojí do projektu žáky 1. ročníku).